Khi bạn là một nhà quản lý, là một nhà điều hành bạn sẽ phải làm rất nhiều thứ và sắp xếp một lịch trình phù hợp và lên kế hoạch để thực hiện một dự án. Để thực hiện một dự án thành công và đạt những kết quả như mong muốn thì không phải ai cũng làm được. Thậm chí nó còn là một bài toán khó đối với các nhà quản lý dự án. Và checklist là phương pháp để giúp các nhà quản lý gỡ rối bài toán về quản lý dự án. Richard Newton đã tổng hợp lại toàn bộ các phương pháp checklist thành cuốn sách Checklist thông minh cho mọi dự án (Brilliant Checklists for Project Managers). Cuốn sách bao gồm 100+ checklist tuyệt đỉnh công phá mọi dự án cho các nhà quản lý.
Cuốn sách này sẽ cung cấp một nguồn gợi ý, bí kíp và hướng dẫn toàn diện giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ tại nơi làm việc. Bắt đầu bằng việc cân nhắc các nhiệm vụ đơn giản mà bạn tự mình thực hiện, cho đến những công việc nhóm, và rồi tiến vào thế giới của các dự án.
Các yếu tố thành công quan trọng của một dự án
Một dự án thành công là sự hội tụ của các yếu tố. Các yếu tố này còn gọi là CFS. Và để một dự án có khả năng thành công thì cần sự hội tụ của các yếu tố sau:
• Mục tiêu rõ ràng và tiêu chí thành công cụ thể.
• Đủ sự hỗ trợ của quản lý cấp cao, bao gồm một nhà tài trợ dự án đủ thời gian dành cho dự án.
• Một dự án kinh doanh mạnh và hợp pháp, với sự nhận thức đầy đủ về rủi ro và những vấn đề nhạy cảm.
• Sự tham gia của các bên liên quan và khách hàng.
• Sự ủng hộ của các bên liên quan và khách hàng.
• Một nhà quản lý có năng lực.
• Chiến lược dự án phù hợp.
• Kế hoạch dự án chi tiết.
• Đúng loại hình và quy mô nguồn lực, bao gồm nhóm dự án.
• Các thành viên trong nhóm được lựa chọn kỹ càng.
• Vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho các thành viên nhóm dự án.
• Liên tục giao tiếp với nhau, nhà quản lý dự án luôn thông báo cho tất cả mọi người.
• Liên tục giao tiếp với nhau, thông qua việc nhóm dự án báo cáo với nhà quản lý dự án về tình hình của dự án.
• Quản lý tốt về tiến độ.
• Liên tục tương tác và phản hồi giữa các thành viên nhóm dự án.
• Sử dụng các quy trình quản lý dự án phù hợp.
• Một nhà quản lý dự án hiểu rõ CFS và tạo ra một môi trường nhất quán với chúng.
Như vậy, ta có thể thấy có rất nhiều yếu tố để tạo nên một dự án thành công. Nhưng nếu dự án nào cũng đáp ứng đầy đủ các yếu tố này thì chắc hẳn rằng chẳng dự án nào thất bại cả. Quan trọng là phải biết bù trừ, khỏa lấp và khắc phục các yếu tố chưa có, phát huy hiệu quả các yếu tố đã có. Như vậy thì một dự án sẽ có khả năng thành công rất cao.
Các tổ chức hiệu quả sẽ chọn những dự án phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Khi chọn dự án, họ đặt những quy trình và công cụ thích hợp vào đúng vị trí, và đảm bảo dự án được chọn sẽ đáp những nhiều CFS nhất có thể.
Xác định mục tiêu của dự án
Các nhà quản lý dự án tạo ra một cấu trúc và giảm thiểu rủi ro bằng cách phát triển những điều rõ ràng, đồng thời loại bỏ những điều bất định và mơ hồ. Họ hiểu rõ các mục tiêu, sản phẩm và phạm vi dự án. Đây chính là sự xác định dự án.
Việc xác định dự án có thể nhanh chóng đạt được và ổn định trong suốt vòng đời dự án. Hơn nữa, toàn bộ dự án có thể là một sự khám phá, mà ở đó, việc xác định có thể liên tục được chỉnh sửa khi dự án tiến triển.
Xác định mục tiêu dự án cần phải trả lời được câu hỏi tại sao lại thực hiện dự án, chứ không phải cần làm gì hoặc làm như thế nào. Sau đây là các bước để xác định mục tiêu của dự án.
1. Đầu tiên, hãy nghĩ về lý do thực hiện dự án. Nó sẽ đạt được những gì? Cần phải thật cụ thể rõ ràng tránh trường hợp chung chung.
2. Đặt câu hỏi – nếu đạt được mục tiêu, tổ chức có khác gì với hiện tại không?
3. Nếu có nhiều mục tiêu, chúng có nhất quán và tương thích với nhau không? Một dự án nhằm cải thiện sự hài lòng của khách hàng sẽ gắn với mục tiêu cải thiện chất lượng sản phẩm.
4. Viết mục tiêu đó ra. Nếu bạn không thể, nó chưa hẳn là mục tiêu hữu ích và khả dụng.
5. Mục tiêu chỉ nên được viết ngắn gọn trong 1-2 câu. Một mục tiêu cần nhiều mục tiêu nhỏ khác.
6. Đảm bảo mục tiêu của bạn đủ chất lượng. Một mục tiêu chất lượng sẽ bao gồm: chính xác, rõ ràng, có ý nghĩa, không mơ hồ, súc tích.
7. Kiểm tra tính hợp lý – mục tiêu này có đáng để tổ chức hướng tới không?
8. Đánh giá và khẳng định mục tiêu với nhà tài trợ dự án và các bên liên quan chính.
9. Tạo ra nhiều phiên bản tài liệu cuối cùng của mục tiêu và đặt nó dưới sự kiểm soát của thay đổi.
Như vậy, các mục tiêu cần phải được xác định rõ ràng với thông tin đầu vào từ các bên liên quan và nhà tài trợ dự án. Việc hiểu rõ các mục tiêu của một dự án rất quan trọng bởi nó sẽ vạch ra hướng đi cho toàn bộ nỗ lực của bạn.
Tam giác sắt “thời gian – chi phí – chất lượng”
Tam giác sắt trong quản lý dự án bao gồm thời gian, chi phí và chất lượng. Một dự án cần mất một khoảng thời gian và chi phí nhất định để thực hiện, và khi thực hiện thì sẽ đạt được một mức độ chất lượng nào đó. Vì vậy nên các dự án luôn xoay quanh tam giác sắt này. Khi gặp vấn đề với dự án các nhà quản lý sẽ thay đổi một hay nhiều chiều của vùng tam giác này.
Để gia tăng sự hiểu biết về sự cân bằng của tam giác sắt này một cách tốt nhất bạn cần phải trao đổi nhiều hơn với các nhà quản lý dự án và cần phải:
Xác định bất kỳ ranh giới tuyệt đối nào cho thời gian, chi phí hoặc chất lượng.
Ví dụ như bạn sẽ phải cân nhắc kỹ lưỡng về chi phí. Xem có khoản chi phí nào không phù hợp hay khoản tiền nào không hợp lệ với dự án.
Cùng với nhà tài trợ dự án và các khách hàng chính của dự án, tìm kiếm những ưu tiên chung của sự linh hoạt.
Ví dụ như bạn sẽ đánh đổi ưu tiên, tăng 5% chi phí hay 10% thời gian.
Tìm mọi giới hạn cho cả ba lĩnh vực
Đưa những thông tin này vào khâu phát triển kế hoạch dự án và đưa ra những quyết định hằng ngày cho dự án.
Ví dụ như nếu có một vấn đề xảy ra, chúng ta nên đầu tư nguồn lực để vượt qua nó hay cứ để nó trì trệ, hoặc né tránh bằng giảm quy mô dự án?
Tại các khoảng thời gian định kỳ của một dự án dài hạn, hãy thảo luận về thời gian – chi phí – chất lượng với nhà tài trợ dự án để đảm bảo duy trì được sự cân bằng phù hợp.
Thực hiện đánh giá một dự án hoàn thành
Đánh giá dự án là cơ sở cho việc cải thiện hiệu suất dự án. Việc đánh giá một dự án hoàn thành cũng sẽ giúp các thành viên rút ra được nhiều bài học quý giá dù dự án đó có tệ đến mức nào.
Các bước để thực hiện một buổi đánh giá dự án:
1. Xác định những người tham gia buổi đánh giá dự án, thiết lập thời gian và địa điểm.
2. Hãy nghĩ về cách bạn sẽ sử dụng kết quả từ lần đánh giá dự án này để nó không chỉ là một buổi nói chuyện.
3. Giới thiệu buổi đánh giá. Đảm bảo tất cả mọi người biết đây không phải là buổi đánh giá hiệu suất hay chỉ trích lẫn nhau, mà là buổi học hỏi cho các dự án trong tương lai.
4. Bắt đầu bằng việc tự do tranh luận về dự án , mọi người nói lên quan điểm của họ về dự án. Cuộc tranh luận này nên kéo dài trong khoảng tối đa 30 phút đến 1 tiếng.
5. Bố trí một buổi nghỉ giữa giờ ngắn. Hãy thông báo với mọi người rằng: khi quay lại, họ sẽ bắt đầu quá trình đánh giá có tổ chức hơn.
6. Đánh giá dự án có thành công hay không. Hãy cố gắng làm việc này chân thực nhất có thể bởi bạn có thể học hỏi rất nhiều từ việc đánh giá.
7. Hãy ghi lại những phát hiện từ buổi đánh giá. Đối với mỗi điểm, hãy gán một hành động hữu hình và một người chịu trách nhiệm cho nó để đảm bó nó sẽ được thực hiện sau này.
Như vậy đó là các bước để tiến hành đánh giá một dự án sau khi hoàn thành. Việc đánh giá một dự án là điều không thể thiếu đối với các nhà quản lý . Đánh giá dự án sẽ giúp mọi người trong dự án rút ra nhiều bài học quan trọng để đi các bước tiếp theo trong việc làm một dự án.
Sau khi dự án được hoàn thành, việc đánh giá nên được thực hiện đủ sớm để nó vẫn còn mới mẻ trong tâm trí mọi người, nhưng cũng phải đủ lâu để hiểu được những lợi ích đã dạt được. Nếu có một khoảng thời gian đáng kể giữa lúc đạt được lợi ích và hoàn thành dự án, hãy tổ chức hai ba buổi đánh giá – một buổi đánh giá dự án và một buổi đánh giá các lợi ích.
Tại sao bạn nên chọn Checklist thông minh mọi dự án?
Checklist thông minh mọi dự án là cuốn sách được viết bởi Richard Newton , là một nhà quản lý chuyển giao, tác giả và cố vấn nghiệp vụ. Ông giúp các tổ chức thực hiện dự án và thay đổi dự án. Ông cũng là chuyên gia trong lĩnh vực định hướng, kêu gọi và thực hiện dự án.
Cuốn sách này của ông sẽ đem lại cho bạn:
Điều hành các dự án một cách suôn sẻ, thành công và hoàn thành đúng hạn.
Hiểu rõ và làm chủ mọi khía cạnh của tất cả các dự án.
Điều hành được bất cứ loại hình dự án nào, bấy kể quy mô của nó lớn nhỏ ra sao.
Nhanh chóng tìm ra các giải pháp tối ưu trước mọi vấn đề phát sinh.
Thay lời kết
Cuốn sách của Richard Newton chứa một loạt các checklist quan trọng dành cho các nhà quản lý dự án. Nó cung cấp một nguồn gợi ý, bí kíp và hướng dẫn toàn diện giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ tại nơi làm việc cũng như bàn giao được các dự án tuyệt vời. Cuốn sách này sẽ đưa bạn đi qua tất cả các giai đoạn trong chu kỳ của một dự án, từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Chỉ với các checklist này, tôi tin rằng bạn sẽ công phá được mọi dự án.
Review chi tiết bởi: Huy Dũng - Bookademy
